Giấy carbonless là chất liệu được dùng để in biểu mẫu, chứng từ có từ 2 liên trở lên, cần in đè thông tin từ liên đầu tiên xuống các liên tiếp theo mà không cần sử dụng giấy than. Bài viết này sẽ đề cập các thông tin chuyên sâu về giấy Carbonless và các ứng dụng phổ biến của chất liệu này để bạn đọc tham khảo.
Giấy Carbonless là gì?
Giấy carbonless hay còn được gọi là giấy tự sao, giấy NCR (No Carbon Required, giấy không than), là loại giấy có khả năng tự tạo bản sao lên nhiều mặt giấy bên dưới khi viết hoặc in mà không cần dùng giấy than lót giữa từng tờ.
Đặc điểm của giấy Carbonless:
Ở mặt sau của giấy Carbonless được phủ một lớp vi nang siêu nhỏ chứa thuốc nhuộm không màu. Khi người dùng viết hoặc in ấn bằng máy in kim lên mặt trên, lực tác động sẽ khiến các vi nang màu vỡ ra và tạo thành màu xanh hoặc màu đen bám lên trên của liên giấy bên dưới. Nội dung được sao chép bằng giấy Carbonless có độ chính xác cao, dễ đọc và không gặp tình trạng lem nhòe hay màu dính lên tay như dùng giấy than.
Cấu tạo và định lượng của chất liệu giấy Carbonless
Giấy Carbonless có 3 loại chính, mỗi loại đều sở hữu những đặc điểm riêng biệt và định lượng khác nhau.
- Lớp Coated Back: Là loại giấy có mặt sau phủ các vi nang chứa thuốc nhuộm không màu. Định lượng từ 53gsm – 60gsm. Loại này thường dùng làm mặt trên cùng của bộ giấy Carbonless (liên đầu tiên).
- Lớp Coated Front and Back: Mặt trước được phủ một lớp đất sét nhận mực, còn mặt sau phủ vi nang thuốc nhuộm để truyền tiếp thông tin xuống mặt bên dưới, thường dùng cho bộ giấy Carbonless có từ 3 liên trở lên. Định lượng gsm của giấy Coated Front and Back khoảng 50gsm – 55gsm.
- Lớp Coated Front: Mặt trước của giấy được phủ lớp đất sét để nhận màu. Định lượng giấy dao động từ 48 – 55gsm. Loại này thường được dùng làm liên cuối cùng trong một bộ giấy Carbonless.
Ưu điểm của giấy không than – giấy Carbonless
So với giấy than truyền thống, sử dụng giấy Carbonless đem đến nhiều ưu điểm vượt trội như:
- Tốc độ in nhanh hơn rất nhiều so với giấy than.
- Không bị lem mực ra tay hoặc quần áo.
- Thông tin được sao chép rõ nét trên nhiều liên.
- Mang lại sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
- Phù hợp với máy in kim và nhiều thiết bị in ấn chuyên dụng.
Phân loại giấy Carbonless
Chất liệu giấy Carbonless được phân loại theo hai cách là theo số liên và theo kích thước khổ giấy.
Phân loại theo số liên
Dựa vào số liên, giấy Carbonless có các loại được sử dụng phổ biến gồm:
- Giấy Carbonless 2 liên: Gồm 1 tờ giấy mặt Coated Back có mặt sau phủ vi nang mực và một tờ giấy Coated Fron có mặt trước phủ đất sét nhận mực. Loại này thường được dùng để in hóa đơn bán lẻ, phiếu thu.
- Giấy Carbonless 3 liên: Mặt trên cùng là giấy Coated Back, mặt giữa là giấy Coated Front and Back và mặt cuối cùng là Coated Front. Thông thường, giấy Carbonless 3 liên được dùng để in hóa đơn, chứng từ cho các bộ phận kế toán, kho cần lưu trữ thông tin ở nhiều bộ phận.
- Giấy Carbonless 4 liên: Cấu tạo của giấy Carbonless 4 liên gồm 1 lớp mặt Coated Back, 2 lớp Coated Front and Back ở giữa và lớp Coated Front ở cuối cùng. Loại này thường dùng để in ấn các loại biểu mẫu cần lưu trữ ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.
Phân loại theo kích thước và hình thức
Giấy Carbonless được sản xuất với nhiều kích thước và hình thức để đáp ứng cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau, phổ biến nhất gồm các loại như:
- Giấy Carbonless khổ A4.
- Giấy Carbonless khổ A5.
- Giấy Carbonless dạng cuộn.
- Giấy Carbonless khổ đục lỗ liên tục.
Màu sắc các liên của giấy Carbonless
Để thuận tiện cho việc phân loại và quản lý, mỗi liên của giấy Carbonless có một màu sắc riêng. Thông thường sẽ là:
- Liên số 1 màu trắng.
- Liên số 2 màu hồng hoặc vàng.
- Liên số 3 màu xanh dương hoặc xanh lá.
- Từ liên 4 trở đi: Có thể sử dụng các màu khác tùy từng nhà sản xuất.
Ứng dụng của giấy Carbonless trong thực tế các ngành nghề
Nhờ khả năng sao chép nhanh, rõ nét và không lem nên giấy carbonless được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như:
- In hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng.
- In phiếu thu, phiếu chi.
- In phiếu xuất/nhập kho.
- In bill tính tiền, phiếu order.
- In biểu mẫu logistics.
- In phiếu giao hàng.
- In mã PIN thẻ ATM (thông tin ẩn).
Kinh nghiệm chọn mua, sử dụng và bảo quản giấy Carbonless
Dưới đây là một số kinh nghiệm chọn mua, sử dụng và bảo quản giấy Carbonless nhằm tối ưu chi phí và giúp giấy không bị giảm chất lượng trong quá trình bảo quản.
Cách chọn giấy Carbonless cho máy in kim.
Với các loại chứng từ in ấn bằng máy in kim, mặt trên cùng (Coated Back) nên chọn giấy có định lượng cao để tránh rách giấy trong quá trình in.
Không sử dụng giấy bị cong hoặc ẩm để in ấn bởi chất lượng các bản sao có thể bị ảnh hưởng, không hiển thị đủ thông tin.
Luôn in thử, kiểm tra kỹ trước khi in chính thức hoặc trước khi in số lượng lớn.
Cách bảo quản giấy Carbonless
Các loại chứng từ bằng giấy Carbonless cần được lưu trữ, bảo quản ở môi trường thoáng mát và tránh tiếp xúc trực tiếp với hóa chất hoặc ánh nắng mặt trời.
Giấy Carbonless khi được bảo quản đúng tiêu chuẩn có thể lưu trữ và sử dụng từ 5 – 10 năm.
Kinh nghiệm tối ưu chi phí
Các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng các loại hóa đơn, chứng từ, biểu mẫu hay hợp đồng làm từ giấy Carbonless nên đặt in với số lượng đủ dùng cho từng quý để tiết kiệm chi phí thay vì in ấn lẻ tẻ.
Với các nhu cầu sử dụng đơn giản như ghi hóa đơn bán hàng, phiếu giao nhận thì nên chọn loại 2 liên để tiết kiệm.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về giấy Carbonless
Giấy carbonless lưu trữ được bao lâu?
Thời gian lưu trữ lên đến 5 – 10 năm nếu được bảo quản đúng cách. Tuy nhiên, thời gian thực tế còn phụ thuộc vào chất lượng giấy, điều kiện bảo quản và tần suất sử dụng.
Giấy Carbonless có bao nhiêu liên?
Thông thường, giấy Carbonless có 2 liên, 3 liên, 4 liên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đặt in nhiều liên hơn khi cần lưu trữ ở nhiều bộ phận khác nhau.
Giấy Carbonless phù hợp với loại máy in nào?
Chất liệu giấy Carbonless phù hợp nhất với dòng máy in kim vì thiết bị này sử dụng các đầu kim tác động lực lên bề mặt giấy, từ đó thông tin sẽ được in đè lên các liên phía dưới.
Lời kết
Hy vọng những thông tin chi tiết về chất liệu giấy Carbonless mà In Sắc Màu vừa chia sẻ trong bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về cấu tạo, nguyên lý hoạt động, phân loại cũng như các ứng dụng phổ biến của giấy Carbonless để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với mục đích sử dụng.
