Phong bì là một ấn phẩm văn phòng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức để đựng thư từ, công văn, thông báo,… Ngoài ra, phong bì cũng được sử dụng vào nhiều mục đích trong đời sống. Để tìm hiểu chính xác phong bì là gì, tác dụng của phong bì thư, các chất liệu in ấn, kích thước phổ biến và ứng dụng thực tế,.. Bạn đọc có thể tham khảo chi tiết trong bài viết dưới đây của In Sắc Màu.
Phong bì là gì?
Phong bì, hay còn gọi là bao thư hoặc bì thư, là một dạng bao bì giấy mỏng, phẳng, được thiết kế để chứa đựng những vật mỏng như thư từ, tài liệu, phiếu giảm giá, thông báo, hợp đồng, thiệp mời hay tiền mặt,…. Chức năng chính của nó là bảo mật nội dung bên trong và đảm bảo việc vận chuyển an toàn từ người gửi đến người nhận.
Cấu tạo của một chiếc phong bì là một khối thống nhất gồm có 3 phần, phần thân phần nắp và các rìa để dán cố định.
Sử dụng phong bì có lợi ích gì?
Những chiếc phong bì thư tuy có thiết kế đơn giản nhưng mang lại nhiều lợi ích khi sử dụng. Một số lợi ích nổi bật như:
- Bảo mật thông tin: Một chiếc phong bì khi được niêm phong kỹ càng sẽ đảm bảo chỉ người nhận mới có thể đọc được nội dung bên trong. Điều này rất cần thiết cho các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo giá hoặc thư từ riêng tư.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Tài liệu được đặt cẩn thận trong một chiếc phong bì có thiết kế chỉn chu luôn tạo ấn tượng tốt với người nhận. Nó cho thấy sự tôn trọng của người gửi dành cho người nhận và sự nghiêm túc, chuyên nghiệp trong công việc.
- Công cụ marketing hiệu quả: Đối với doanh nghiệp, phong bì là một phần của bộ nhận diện thương hiệu, do đó nó cũng là một hình thức quảng bá thương hiệu tinh tế, chi phí thấp nhưng mang lại hiệu quả cao.
Chất liệu in phong bì
Chất liệu giấy quyết định độ bền, vẻ ngoài và cảm nhận khi cầm chiếc phong bì trên tay. Chất liệu được sử dụng phổ biến nhất khi in ấn phong bì thư là giấy Offset, đây là loại giấy có bề mặt trắng sáng, độ mịn cao, khả năng bám mực tốt, có thể viết được.
Ngoài giấy offset, một vài chất liệu khác cũng được sử dụng rất nhiều để in phong bì như: Giấy Couche, giấy mỹ thuật, giấy Kraft hoặc giấy Ford…
Kích thước phong bì chuẩn
Phong bì thường được thiết kế, in ấn với nhiều kích thước tùy theo nhu cầu sử dụng thực tế của khách đặt in. Thông dụng nhất có thể kể đến như:
- Phong bì A4: Kích thước chính xác của phong bì A4 là 25 x 34 cm, lớn hơn tờ A4 một chút. Kích cỡ này phù hợp để các tài liệu quan trọng như hợp đồng, hồ sơ dự thầu, báo cáo in trên khổ giấy A4 mà không cần phải gấp lại.
- Phong bì A5: Kích thước của phong bì thư khổ A5 là 16 x 23 cm, với kích thước tương đối nhỏ gọn, phong bì A5 thường được dùng để đựng giấy tờ in trên khổ A4 gấp đôi hoặc khổ A5 như: Thư từ, giấy thông báo, thư mời,…
- Phong bì A6: Loại phong bì này thường được gọi là phong bì DL, với kích thước chính xác là 12 x 22 cm. Kích thước này được dùng phổ biến để đựng các giao dịch ngân hàng, gửi thư quảng cáo, hoặc đựng tiền mặt.
Công nghệ in ấn, kỹ thuật gia công sau in
Ngoài chất liệu giấy, công nghệ in ấn và kỹ thuật gia công sau in cũng là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phong bì khi hoàn thiện.
Công nghệ in
Tùy vào số lượng phong bì cần in ít hay nhiều, khách hàng có thể cân nhắc sử dụng công nghệ in cho phù hợp. Với những đơn cần in số lượng lớn, từ 1000 sản phẩm trở lên thì công nghệ in offset sẽ là lựa chọn tối ưu về chi phí do in càng nhiều thì giá thành sẽ càng rẻ. Đối với nhu cầu in số lượng ít, hoặc cần lấy gấp thì khách hàng nên cân nhắc sử dụng công nghệ in kỹ thuật số.
Gia công sau in
Sau khi hoàn tất công đoạn in ấn, để mẫu phong bì thêm phần bắt mắt, thể hiện được sự sang trọng, đẳng cấp thì khách hàng có thể cân nhắc sử dụng các kỹ thuật gia công như: In ép kim các chi tiết quan trọng, in dập nổi logo thương hiệu hoặc cán màng để tăng độ bền cho bao thư.
Với kinh nghiệm nhiều năm sản xuất phong bì cho cả khách hàng cá nhân lẫn các doanh nghiệp, In Sắc Màu nhận thấy hai kỹ thuật là in dập nổi và in ép kim là được sử dụng phổ biến nhất.
Ứng dụng của phong bì
Phong bì được sử dụng rất thông dụng trong đời sống thường ngày và cả các hoạt động kinh doanh.
Trong kinh doanh
Trong lĩnh vực kinh doanh, phong bì được các doanh nghiệp sử dụng để gửi tài liệu, thư mời, hợp đồng cho khách hàng, đôi tác nhằm đảm nội dung bên trong được bảo mật và thể hiện được sự trang trọng, chuyên nghiệp. Phong bì cũng thường được doanh nghiệp dùng để gửi thư cảm ơn, voucher giảm giá cho khách hàng thân thiết hoặc hội viên. Đây là một cách chăm sóc và giữ chân khách hàng tinh tế và hiệu quả.
Trên phong bì thường chứa các thông tin của thương hiệu như: logo, tên thương hiệu, địa chỉ và thông tin liên hệ, cùng với danh thiếp,… những thông tin này cũng góp phần giúp cho độ nhận diện của doanh nghiệp trên thị trường được nâng cao.
Trong đời sống
Trong cuộc sống thường ngày, phong bì cũng là một vật dụng quan trọng không thể thiểu, nó được dùng vào rất nhiều mục đích khác nhau như: Làm thiệp cưới, thiệp chúc mừng, thiệp mời, làm phong bì lì xì, phong bì đựng tiền, dùng để gửi thư từ, thông báo,…
Lưu ý khi thiết kế và sử dụng phong bì
Khi thiết kế mẫu phong bì thư, có một vài yếu tố quan trọng cần chú ý để ấn phẩm khi hoàn thiện vừa có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp vừa tối ưu chi phí sản xuất.
- Trước khi thiết kế, cần xác định mục đích sử dụng, loại giấy tờ, tài liệu sẽ đựng trong bao thư để đưa ra kích thước vừa vặn, cân đối nhất.
- Chú ý đến chất liệu giấy dùng để in bao thư, đừng chọn giấy quá mỏng phong bì có thể không bền chắc, nội dung bên trong không được bảo vệ tốt. Cũng đừng chọn giấy dày quá mức cần thiết, giá thành sẽ bị đội lên cao. Định lượng giấy từ 100gsm – 200gsm là hợp lý để cân bằng giữa việc đảm bảo độ cứng cáp, bảo mật và tối ưu chi phí.
- Thiết kế của bao thư ưu tiên sự đơn giản, chỉ chứa những nội dung cần thiết như logo, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại,…
- Trên mặt chính diện của phong bì, ngoài những thông tin quan trọng bắt buộc phải có, nên chừa không gian trống để khi cần gửi qua đường bưu điện, bưu cục có chỗ để đóng dâu. Vị trí tốt nhất là góc trên bên phải.
Lời kết
Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ phong bì là gì, lợi ích của phong bì, ứng dụng thực tế trong kinh doanh, cuộc sống và các chất liệu, kích thước phổ biến của phong bì. Để đặt in phong bì, bao thư chuyên nghiệp, bạn đọc có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ in bao thư giá rẻ do insacmau.com cung cấp. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, giải đáp chi tiết và báo giá chính xác.
