Việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào những chiếc thùng carton đựng hồ sơ chuyên dụng là giải pháp hiệu quả, tiết kiệm và an toàn. Bài viết dưới đây, In Sắc Màu sẽ đề cập chi tiết đến lý do tại sao nên dùng thùng carton để đựng hồ sơ, tài liệu, đặc điểm và các loại thùng carton đựng hồ sơ, tài liệu văn phòng được dùng phổ biến hiện nay.
Thùng carton đựng hồ sơ là gì?
Thùng carton đựng hồ sơ là loại thùng được thiết kế chuyên dụng để lưu trữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ, và các loại chứng từ văn phòng. Chúng thường được làm từ giấy carton 3-5 lớp chắc chắn, kích thước của thùng được tính toán để vừa vặn với các khổ giấy phổ biến như A4, A3 và các loại bìa còng lưu trữ tài liệu.
Tại sao nên dùng thùng carton đựng hồ sơ, tài liệu?
Sử dụng thùng carton đựng hồ sơ, tài liệu là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích thiết thực mà nó mang lại như.
- Bảo vệ tài liệu an toàn: Tài liệu được bảo quản trong thùng giấy carton đựng hồ sơ chuyên dụng sẽ hạn chế được các tác động của bụi bẩn, ẩm mốc, va đập, giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình lưu kho hay vận chuyển nhờ cấu trúc nhiều lớp dày dặn, cứng cáp của giấy carton.
- Sắp xếp và phân loại hồ sơ khoa học: Khi dùng thùng carton đựng hồ sơ để phân loại, sắp xếp tài liệu, hồ sơ có thể dễ dàng phân loại theo từng dự án, phòng ban hoặc mốc thời gian để dễ tìm kiếm khi cần.
- Tiết kiệm không gian lưu trữ: Thùng carton đựng hồ sơ được thiết kế để có thể xếp chồng lên nhau một cách vững chãi (có thể lên đến 3-5 tầng tùy loại), giúp bạn tận dụng tối đa chiều cao của kho, tối ưu không gian lưu trữ.
- Chi phí hợp lý: So với những chiếc tủ sắt, kệ gỗ hay thùng nhựa đắt đỏ, chi phí in thùng carton đựng hồ sơ thấp hơn rất nhiều. Đối với các doanh nghiệp cần lưu trữ số lượng lớn hồ sơ, sử dụng thùng carton để lưu trữ, bảo quản hồ sơ giúp tiết kiệm chi phí vô cùng hiệu quả.
- Thân thiện với môi trường: Chất liệu giấy carton có thể phân hủy nhanh chóng ở điều kiện tự nhiên, là loại vật liệu thân thiện với môi trường, góp phần giảm thiểu rác thải ra môi trường.
Đặc điểm của thùng carton đựng hồ sơ
Để chọn được loại thùng phù hợp, bạn cần nắm rõ các đặc điểm nổi bật của thùng carton đựng hồ sơ gồm:
Về chất liệu giấy
Chất liệu quyết định độ bền của thùng carton đựng hồ sơ, thông thường thùng sẽ được làm từ loại carton 3 lớp hoặc 5 lớp với định lượng mỗi lớp giấy từ 125-150gsm. Loại thùng carton này đủ cứng cáp để chịu tải trọng lên đến 15kg và xếp chồng lên nhau để tối ưu không gian kho.
Về kiểu dáng thùng
Kiểu dáng của thùng carton đựng hồ sơ khá đa dạng, trong đó hai kiểu chính được sử dụng nhiều nhất là kiểu thùng nắp rời và thùng nắp liền thân.
Về kích thước
Kích thước của thùng carton đựng hồ sơ rất đa dạng, đáp ứng hầu hết nhu cầu lưu trữ, từ:
- Kích thước 25 x 35 x 8 cm: Dành cho giấy A4 số lượng ít.
- Kích thước 33 x 45 x 8 cm: Phù hợp với giấy A3, bản vẽ.
- Kích thước 42.5 x 37 x 29.5 cm: Kích thước “vàng” để đựng vừa 5 bìa còng A4.
- Kích thước 50 x 35 x 40 cm: Dùng cho nhu cầu lưu trữ số lượng lớn tài liệu.
Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể đặt in kích thước tùy chỉnh theo yêu cầu dựa theo kích thước tài liệu cần bảo quản.
Các loại thùng carton đựng hồ sơ phổ biến hiện nay
Dưới đây là hai loại thùng carton đựng hồ sơ được sử dụng phổ biến nhất trên thị trường hiện nay:
Thùng carton đựng hồ sơ phân theo kiểu nắp đậy
Một vài kiểu thùng đựng hồ sơ phân loại theo thiết kế nắp gồm có:
Thùng carton nắp gập (nắp liền)
Đây là loại thùng có phần nắp được bế gập liền với thân, tạo thành một khối hộp thống nhất. Ưu điểm của nó là khả năng bảo vệ tài liệu tốt hơn khỏi bụi bẩn, lắp ráp nhanh chóng và chi phí sản xuất rẻ.
Thùng carton nắp rời
Thùng carton đựng hồ sơ nắp rời là kiểu thùng có phần nắp và thân hoàn toàn tách biệt. Thiết kế này cực kỳ linh hoạt, có thể dễ dàng mở ra kiểm tra hoặc lấy tài liệu mà không cần di chuyển cả thùng. Nó rất phù hợp cho những kho lưu trữ cần truy xuất hồ sơ thường xuyên.
Thùng carton có tay cầm
Để cho việc bưng bê, di chuyển thùng hồ sơ trở nên nhẹ nhàng và thuận tiện hơn, nhiều mẫu thùng được thiết kế thêm phần tay cầm hai bên hông. Đây là lựa chọn lý tưởng khi bạn cần vận chuyển tài liệu giữa các phòng ban hoặc khi cần đóng gói tài liệu để chuyển văn phòng.
Thùng carton đựng hồ sơ phân loại theo số lớp giấy
Dựa vào số lớp giấy, có hai loại thùng carton đựng hồ sơ phổ biến nhất gồm:
Thùng carton 3 lớp
Cấu tạo của thùng carton đựng hồ sơ 3 lớp gồm 2 lớp giấy phẳng bên ngoài và 1 lớp sóng ở giữa (thường là sóng C). Loại thùng này phù hợp để đựng hồ sơ nhẹ, không yêu cầu lưu trữ quá lâu dài. Ưu điểm lớn nhất của nó là giá thành rẻ.
Thùng carton 5 lớp
Thùng carton đựng hồ sơ 5 lớp là lựa chọn được khuyên dùng cho hầu hết nhu cầu lưu trữ hồ sơ hoặc làm thùng đựng đồ chuyển nhà, văn phòng. Cấu tạo của thùng gồm 3 lớp giấy phẳng xen kẽ 2 lớp sóng (phổ biến là sóng BC hoặc BE). Cấu trúc này giúp thùng cứng cáp, chịu lực tốt hơn hẳn, phù hợp để lưu trữ lâu dài và vận chuyển đi xa.
Kích thước thùng carton đựng hồ sơ tiêu chuẩn
Việc chọn đúng kích thước không chỉ giúp bảo vệ tài liệu mà còn tối ưu không gian lưu trữ. Dưới đây là các kích thước được dùng phổ biến và ứng dụng của chúng.
Thùng carton đựng hồ sơ a4 (33x24x30 cm)
Thùng carton đựng hồ sơ a4 (33x24x30 cm) là kích thước thông dụng nhất, được thiết kế để chứa các tập hồ sơ, tài liệu khổ A4 như hóa đơn, chứng từ, hợp đồng… Nó là lựa chọn hoàn hảo cho các văn phòng nhỏ hoặc khi bạn cần lưu trữ khối lượng tài liệu ở mức vừa phải.
Thùng carton đựng hồ sơ a3 (46x33x24 cm)
Thùng carton đựng hồ sơ a3 (46x33x24 cm) có kích thước lớn, loại thùng này chuyên dùng để lưu trữ giấy tờ khổ A3 như bản vẽ kỹ thuật, tài liệu thiết kế, portfolio… là lựa chọn hàng đầu của các công ty trong lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, thiết kế nội thất.
Thùng carton đựng bìa còng (42.5x37x29.5 cm)
Thùng carton đựng bìa còng (42.5x37x29.5 cm) là loại chuyên dụng được thiết kế để xếp vừa từ 5 đến 8 bìa còng khổ A4 (tùy độ dày gáy). Thùng có khả năng chịu tải lên đến 15kg và có thể xếp chồng 3 tầng, là giải pháp lý tưởng cho các phòng kế toán, hành chính.
Ứng dụng của thùng carton đựng hồ sơ trong thực tế
Bạn có thể thấy sự hiện diện của những chiếc thùng này ở khắp mọi nơi, từ văn phòng công ty đến các kho lưu trữ chuyên nghiệp. Dưới đây là một số ứng dụng cụ thể của thùng carton đựng hồ sơ:
- Lưu trữ hồ sơ văn phòng: Được dùng nhiều trong các phòng ban như kế toán, nhân sự, hành chính sử dụng thùng carton để lưu trữ hợp đồng, báo cáo, công văn, chứng từ kế toán.
- Bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ: Với các doanh nghiệp có kho lưu trữ tập trung, dùng thùng carton đựng có dán nhãn, đánh số thứ tự sẽ giúp việc tra cứu trở nên nhanh chóng và chính xác khi cần.
- Chuyển văn phòng và vận chuyển tài liệu: Khi cần di dời văn phòng, thùng carton là công cụ đóng gói không thể thiếu. Chúng giúp bảo vệ tài liệu quan trọng khỏi thất lạc và hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Quy trình đặt in thùng carton đựng hồ sơ tại In Sắc Màu
Tại In Sắc Màu, chúng tôi sản xuất thùng carton đựng hồ sơ của khách hàng theo quy trình gồm các bước cụ thể sau:
- Bước 1 – Tiếp nhận yêu cầu: Khách hàng liên hệ với chúng tôi qua Hotline, Zalo hoặc Email.
- Bước 2 – Tư vấn và báo giá: Đội ngũ chuyên viên sẽ tư vấn về kích thước, chất liệu và gửi báo giá chi tiết.
- Bước 3 – Thống nhất đơn hàng: Xác nhận các thông tin về số lượng, quy cách, giá cả.
- Bước 4 – Thiết kế (nếu cần): Hỗ trợ thiết kế mẫu in logo, thông tin lên thùng.
- Bước 5 – Gửi duyệt mẫu: Gửi file thiết kế hoặc mẫu thực tế để bạn duyệt trước khi sản xuất hàng loạt.
- Bước 6 – Sản xuất: Tiến hành sản xuất theo đúng quy cách đã thống nhất.
- Bước 7 – Kiểm tra chất lượng: Mỗi sản phẩm đều được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi xuất xưởng.
- Bước 8 – Giao hàng: Đóng gói và giao hàng tận nơi trên toàn quốc.
Các mẫu thùng carton đựng hồ sơ do In Sắc Màu sản xuất
Tham khảo một số mẫu thùng carton đựng hồ sơ đẹp, chất lượng tốt được thiết kế, in ấn bởi công ty In Sắc Màu.
In thùng carton đựng hồ sơ chuyên nghiệp, giá rẻ tại In Sắc Màu
Nếu bạn đang tìm một xưởng in uy tín, chuyên nghiệp để đặt mua hoặc in thùng carton đựng hồ sơ chuyên nghiệp, giá phải chăng tại TPHCM thì xưởng In Sắc Màu sẽ là lựa chọn phù hợp bởi những lý do sau:
- Hệ thống máy móc hiện đại: Đảm bảo sản phẩm được sản xuất với độ chính xác cao, chất lượng đồng đều.
- Sản phẩm đa dạng: In Sắc Màu nhận in thùng carton với mẫu mã đa dạng như thùng carton có quai xách, thùng nắp rời, nắp liền… tùy theo nhu cầu khách hàng.
- Đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm: Đội ngũ nhân viên từ tư vấn, designer đến nhân viên kỹ thuật sẽ tư ván, hỗ trợ bạn tận tình trong suốt quá trình sản xuất.
- Giá cả cạnh tranh: Quy trình sản xuất trực tiếp tại xưởng, không qua trung gian, giúp chúng tôi mang đến mức giá thành rẻ, cạnh tranh nhất thị trường.
- Dịch vụ tận tâm: Hỗ trợ thiết kế mẫu miễn phí, giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn.
Mọi thắc mắc liên quan đến sản phẩm, bạn hãy liên hệ trực tiếp với công ty In Sắc Màu để nhận được sự tư vấn và báo giá tốt nhất.
