Phong bì dán tem là gì? Đây là loại phong bì chuyên dụng để gửi thư, tài liệu hoặc bưu phẩm qua đường bưu điện. Hiện nay phong bì dán tem vẫn thường được sử dụng trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp để thể hiện sự trang trọng và chuyên nghiệp. Cùng tìm hiểu thêm về đặc điểm, lợi ích và các loại phong bì dán tem qua nội dung sau.
Phong bì dán tem là gì?
Phong bì dán tem là một mẫu phong bì đã được dán tem thư hợp lệ để gửi qua hệ thống bưu chính. Chức năng chính của con tem không chỉ là vật trang trí, mà là một chứng từ xác nhận cước phí vận chuyển đã được chi trả. Cụ thể, mỗi con tem có một mệnh giá nhất định, tương ứng với chi phí cho việc vận chuyển một lá thư có trọng lượng và kích thước tiêu chuẩn đến một địa điểm cụ thể.
Khi bạn dán tem lên phong bì thì có nghĩa là bạn đang “trả trước” cho dịch vụ của bưu điện, qua đó giúp đơn giản hóa quy trình, loại bỏ việc phải thanh toán tiền mặt tại mỗi bưu cục. Ngoài ra nhờ tem, nhân viên bưu chính có thể nhanh chóng xác định loại dịch vụ, đích đến và mức độ ưu tiên của từng lá thư.
Nguồn gốc và lịch sử phát triển
Hành trình của phong bì dán tem gắn liền với sự ra đời của con tem bưu chính đầu tiên, một phát minh đã làm thay đổi mãi mãi cách chúng ta gửi thư.
Penny Black – con tem đầu tiên
Trước năm 1840, việc gửi thư ở Anh khá phức tạp và tốn kém, cước phí thường do người nhận trả và được tính dựa trên quãng đường, số tờ giấy. Khi ấy, nhà cải cách người Anh, Sir Rowland Hill đã đề xuất một hệ thống mới: Một mức giá cố định, trả trước, áp dụng cho mọi lá thư có trọng lượng nhất định, không phân biệt khoảng cách.
Để hiện thực hóa ý tưởng này, con tem dính đầu tiên trên thế giới đã ra đời vào ngày 1 tháng 5 năm 1840, mang tên Penny Black, có màu đen, in hình Nữ hoàng Victoria và có giá một penny. Giờ đây người gửi thư chỉ cần mua tem và dán lên bì thư, không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình mà còn làm cho việc gửi thư trở nên phổ biến và dễ tiếp cận hơn.
Sự lan rộng của tem thư qua bưu chính quốc tế
Thành công của Penny Black đã nhanh chóng tạo ra một làn sóng lan tỏa khắp thế giới. Các quốc gia khác bắt đầu nhận thấy tính ưu việt của hệ thống trả trước và lần lượt phát hành tem riêng:
- Thụy Sĩ và Brazil (1843)
- Hoa Kỳ (1847)
- Pháp (1849)
Đến cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20, việc sử dụng phong bì dán sẵn tem đã trở thành một tiêu chuẩn toàn cầu trong giao dịch bưu chính, thúc đẩy mạnh mẽ sự kết nối thương mại và văn hóa giữa các quốc gia. Việc giao nhận tài liệu và thư tín nhờ đó trở nên đáng tin cậy hơn rất nhiều.
Đặc điểm nổi bật của phong bì dán tem
Để đảm bảo thư được xử lý đúng quy trình, phong bì dán tem cần tuân thủ một số quy chuẩn chung đã được quốc tế công nhận.
Vị trí dán tem
Theo quy ước của Liên minh Bưu chính Thế giới (UPU), tem phải được dán ở góc trên cùng bên phải của mặt trước phong bì. Vị trí này giúp máy đóng dấu bưu điện có thể xử lý tự động và nhanh chóng. Một số loại phong bì được sản xuất chuyên dụng thậm chí còn in sẵn một khung chữ nhật nhỏ ở vị trí này để hướng dẫn người dùng xác định vị trí dán tem chính xác
Chất liệu và thiết kế
Chất liệu làm phong bì dán tem thường là giấy, phổ biến nhất là giấy Ford định lượng 80-120 gsm đủ dày dặn để bảo vệ tài liệu bên trong nhưng không quá nặng để làm tăng cước phí.
Về thiết kế, phong bì dán tem có thể đơn giản với màu trắng truyền thống hoặc được trang trí bằng hoa văn, logo, màu sắc phù hợp với nhu cầu sử dụng. Bạn hoàn toàn có thể tùy biến bằng cách in ấn logo hoặc các họa tiết tinh tế để gia tăng nhận diện thương hiệu nhưng phải đảm bảo không che khuất thông tin quan trọng như địa chỉ người gửi, người nhận và vị trí dán tem.
Thông tin ghi trên phong bì
Thông tin trên phong bì dán tem cần được ghi rõ ràng và đầy đủ để bưu phẩm đến đúng tay người nhận.
- Thông tin người gửi: Ghi ở góc trên bên trái hoặc mặt sau của phong bì.
- Thông tin người nhận: Ghi ở trung tâm hoặc nửa dưới bên phải với font chữ rõ ràng và kích thước phù hợp
Cả hai phần thông tin đều cần có: Họ và tên, Địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố), và Số điện thoại liên hệ.
Ngoài thông tin cơ bản, phong bì dán tem có thể được in thêm logo công ty, slogan hoặc thông tin quảng bá phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý cân đối để đảm bảo tính chuyên nghiệp và không làm rối mắt người đọc.
Lý do nên sử dụng phong bì dán tem
Trong thời đại số hóa, phong bì có dán sẵn tem vẫn giữ vai trò quan trọng nhờ những giá trị mà công nghệ hiện đại khó có thể thay thế hoàn toàn.
Quảng cáo hình ảnh cho doanh nghiệp
Một chiếc phong bì được thiết kế chuyên nghiệp với logo và thông tin công ty sẽ trở thành một công cụ marketing hiệu quả. Khi bưu phẩm di chuyển qua nhiều khâu xử lý và đến tay đối tác, hình ảnh thương hiệu của bạn được lan tỏa một cách tự nhiên. Đây là hình thức quảng cáo “di động” với chi phí thấp nhưng hiệu quả bền vững.
Thể hiện sự tôn trọng với người nhận
Việc sử dụng phong bì dán tem chất lượng, thiết kế đẹp mắt để gửi một lá thư mời, một hợp đồng hay một lời cảm ơn sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Điều là yếu tố rất quan trọng trong các mối quan hệ kinh doanh, khi ấn tượng ban đầu có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình hợp tác.
Chưa kế mẫu phong bì dán tem được in ấn chất lượng cao còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho người gửi và tạo thiện cảm tích cực từ phía người nhận.
Bảo vệ văn bản bên trong
Chức năng cơ bản nhất của phong bì dán tem là bảo vệ tài liệu bên trong như hợp đồng, chứng từ hay thư từ cá nhân tránh khỏi các tác nhân như bụi bẩn, độ ẩm hoặc tác động vật lý trong quá trình xử lý tự động tại bưu cục, giấy tờ sẽ được giữ nguyên vẹn, sạch sẽ đến tay người nhận.
Ngoài ra, phong bì còn đảm bảo tính bảo mật cho nội dung bên trong nhất là các văn bản mang tính chất pháp lý hoặc thông tin kinh doanh nhạy cảm.
Phân loại phong bì dán tem
Trên thị trường hiện có hai loại phong bì dán tem chính, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn.
Phong bì dán sẵn tem thương hiệu
Đây là loại phong bì được các công ty, doanh nghiệp đặt in ấn riêng, trên đó đã in sẵn logo, thông tin và cả hình ảnh con tem (gọi là tem cước trả trước). Loại này thường được sử dụng cho các chiến dịch gửi thư hàng loạt như thư mời sự kiện, thông báo khách hàng
Ưu điểm của phong bì dán sẵn tem thương hiệu là tính chuyên nghiệp, tiện lợi và thống nhất về mặt thẩm mỹ. Bạn không cần phải mua tem riêng hay lo lắng về việc dán tem sai vị trí tuy nhiên cần đặt in bao thư với số lượng lớn để tiết kiệm chi phí.
Phong bì tem rời
Là loại phong bì truyền thống được in sẵn thông tin công ty nhưng tem thư sẽ được mua riêng và dán thủ công khi cần sử dụng, phù hợp cho cả nhu cầu cá nhân lẫn doanh nghiệp với số lượng thư gửi không thường xuyên. Mặc dù phong bì tem rời có chi phí thấp, dễ dàng điều chỉnh thiết kế khi cần thiết nhưng sẽ tốn thời gian để dán tem và có thể xảy ra sai sót nếu không cẩn thận.
So sánh phong bì dán tem và phong bì thường
Sau đây là bảng so sánh nhanh sự khác biệt giữa phong bì thường và phong bì dán tem.
| Tiêu chí | Phong bì dán tem | Phong bì thường (Không dùng cho bưu điện) |
| Chức năng chính | Gửi thư, tài liệu qua đường bưu chính. | Lưu trữ nội bộ, đựng tài liệu quảng cáo, gửi trực tiếp. |
| Thiết kế | Tuân thủ quy chuẩn về vị trí dán tem, thông tin. | Tự do, linh hoạt, không bị giới hạn bởi quy định. |
| Quy định | Phải tuân theo tiêu chuẩn của ngành bưu chính. | Không cần tuân thủ quy định nào. |
| Chi phí | Bao gồm chi phí phong bì và chi phí tem. | Chỉ tốn chi phí in ấn phong bì. |
| Tính thẩm mỹ | Thường mang tính trang trọng, chính thức. | Đa dạng, có thể sáng tạo để gây ấn tượng. |
| Ứng dụng | Gửi hợp đồng, công văn, thư mời, giao dịch chính thức. | Phát tờ rơi, đựng hồ sơ nhân viên, tài liệu họp. |
Hướng dẫn sử dụng phong bì dán tem
Sử dụng phong bì dán tem đúng cách khá đơn giản, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
- Chuẩn bị: Cho tài liệu vào phong bì.
- Ghi thông tin: Ghi đầy đủ thông tin người gửi và người nhận ở đúng vị trí.
- Chọn tem: Xác định mệnh giá tem cần thiết dựa trên trọng lượng bưu phẩm và nơi gửi đến. Bạn có thể hỏi nhân viên bưu điện để được tư vấn chính xác.
- Dán tem: Dán tem vào góc trên bên phải của phong bì.
- Niêm phong: Dùng keo có sẵn ở nắp phong bì để dán kín lại.
- Gửi thư: Mang phong bì ra bưu cục hoặc cho vào thùng thư công cộng.
Địa chỉ in phong bì dán tem chất lượng uy tín
Bạn đọc bạn cần in phong bì dán tem chất lượng cao với giá cả hợp lý thì có thể liên hệ với In Sắc Màu, chúng tôi nhận in phong bì dán tem từ số lượng nhỏ cho cá nhân đến đơn hàng lớn cho doanh nghiệp.
- Chất liệu tem cao cấp: In Sắc Màu sử dụng giấy couche 120-150 gsm với độ bóng tự nhiên, đảm bảo độ bền, khả năng chống ẩm tốt và giữ màu sắc bền đẹp theo thời gian.
- Mực in sắc nét: Hệ thống máy in kỹ thuật số hiện đại cùng mực in nhập khẩu chất lượng sẽ cho ra những bản in với độ chi tiết cao, màu sắc chân thực và không lem màu trong quá trình sử dụng.
- Tư vấn và thiết kế miễn phí: Đội ngũ thiết kế giàu kinh nghiệm tại In Sắc Màu sẽ tư vấn miễn phí về cách bố trí thông tin, lựa chọn màu sắc và font chữ phù hợp để tạo ra sản phẩm cuối cùng vừa đẹp mắt vừa đáp ứng đúng quy chuẩn bưu chính.
- Báo giá ưu đãi: Báo giá in phong bì cạnh tranh nhất thị trường mà không làm giảm chất lượng. Ngoài ra, In Sắc Màu còn có các chương trình khuyến mãi đặc biệt cho khách hàng thân thiết.
- Miễn phí giao hàng: In Sắc Màu miễn phí giao hàng tận nơi trong khu vực TPHCM và áp dụng mức phí vận chuyển ưu đãi cho các tỉnh thành khác.
Hy vọng qua bài viết của In Sắc Màu, bạn đọc sẽ hiểu được phong bì dán tem là gì, đây không chỉ là một phương tiện gửi thư đơn thuần mà còn là công cụ giao tiếp mang đậm dấu ấn cá nhân và sự chuyên nghiệp. Nếu có nhu cầu đặt in phong bì có dán sẵn tem, hãy liên hệ với insacmau.com để được tư vấn chi tiết nhé.
