Giấy tiêu đề (letterhead) là một tờ giấy có in sẵn thông tin của doanh nghiệp lên phần đầu hoặc chân của tờ giấy. Ấn phẩm này được in hàng loạt với số lượng lớn để doanh nghiệp dùng vào nhiều mục đích khác nhau như: In hợp đồng, in thư mời, in báo giá, in hồ sơ đấu thầu,… Để hiểu rõ hơn letterhead là gì, vai trò của letterhead với doanh nghiệp và cách để sở hữu một mẫu letterhead chuẩn, bạn có thể tìm hiểu cụ thể trong bài viết In Sắc Màu đề cập dưới đây.
Letterhead là gì?
Letterhead (hay giấy tiêu đề) là một ấn phẩm văn phòng chứa các thông tin cơ bản của doanh nghiệp được sắp xếp gọn gàng và in cố định ở phần đầu (header) hoặc phần chân (footer) của một trang giấy. Letterhead được dùng để in ấn gần như mọi tài liệu, văn bản mà một doanh nghiệp cần dùng đến từ văn bản thông báo, thư mời, thư cảm ơn, hợp đồng, giấy bổ nhiệm, hồ sơ, tài liệu,…
Trên một mẫu letterhead chuẩn cần có những thông tin quan trọng như:
- Logo công ty
- Tên đầy đủ và chính thức của công ty/tổ chức.
- Địa chỉ trụ sở giao dịch.
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
- Website công ty
Vai trò của letterhead đối với doanh nghiệp
Đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trên thị trường, letterhead là ấn phẩm mang đến nhiều lợi ích trong việc xây dựng thương hiệu, tạo ấn tượng với khách hàng, đối tác. Một số vai trò cụ thể như:
Letterhead là một phần không thể tách rời của bộ nhận diện thương hiệu, bên cạnh những ấn phẩm quen thuộc như name card hay bao thư. Sự nhất quán trong thiết kế từ những chi tiết nhỏ nhất sẽ tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt khách hàng, đối tác kinh doanh. Ngoài ra, mỗi văn bản bạn gửi đi đều là một cơ hội để quảng bá thương hiệu một cách tinh tế.
Đối với các ấn phẩm như bản báo giá, thư cảm ơn hay một hợp đồng được in trên giấy tiêu đề có đầy đủ thông tin, logo thương hiệu sẽ giúp người nhận có cảm giác an tâm và tin tưởng doanh nghiệp của bạn, từ đó thúc đẩy quyết định hợp tác của khách hàng, đối tác.
Cuối cùng, letterhead là một công cụ marketing mang lại hiệu quả cao Mọi thông tin liên lạc quan trọng như website, email, số điện thoại đều được in rõ ràng, cụ thể trên mẫu letterhead giúp khách hàng dễ dàng kết nối lại khi cần. Đặc biệt, một mẫu letterhead khi được lưu lại trong hồ sơ của khách hàng cũng chính là một cách nhắc nhở họ nhớ đến thương hiệu của bạn.
Kích thước, chất liệu in letterhead
Khi thiết kế letterhead, kích thước và chất liệu giấy sử dụng để in ấn là hai yếu tố quan trọng cần chú ý. Dưới đây là những kích thước và chất liệu được dùng phổ biến khi in letterhead.
Kích thước letterhead phổ biến
Hai kích thước letterhead được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới là:
- Kích thước khổ A4 (210 x 297 mm): Đây là kích thước tiêu chuẩn quốc tế và cũng là kích thước được dùng phổ biến nhất tại Việt Nam. Và hầu hết máy in văn phòng đều hỗ trợ khổ A4, nên chọn letterhead A4 sẽ thuận tiện cho in ấn và sử dụng
- Kích thước khổ Letter (215.9 x 279.4 mm): Kích thước này chủ yếu được dùng ở khu vực Bắc Mỹ (Mỹ, Canada). So với letterhead khổ A4 thì khổ letter ngắn và rộng hơn một chút.
Chất liệu in letterhead
Chất liệu giấy sử dụng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, thẩm mỹ của letterhead. Khi in letterhead, giấy Ford định lượng từ 80gsm – 120gsm là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng.
Giấy Fort 80 gsm có độ mỏng vừa phải, nhẹ và giá thành phải chăng, thích hợp để in ấn các văn bản nội bộ với số lượng lớn. Còn giấy Fort 100 – 120 gsm có độ dày tương đối cao tạo cảm giác cao cấp, sang trọng khi cầm trên tay. Khi in ấn, mực in cũng hiển thị tốt hơn và hạn chế tình trạng bị hằn mực ra mặt sau.
Hướng dẫn thiết kế letterhead chuẩn chuyên nghiệp từ A-Z
Để tạo ra được những mẫu letterhead đẹp mắt, thu hút thì khi thiết kế cần chú ý đến một vài yếu tố quan trọng dưới đây.
Bố cục và khoảng trắng
Thông tin in trên letterhead không nên nhồi nhét quá nhiều sẽ làm rối mắt người xem. Chỉ cần những thông tin cơ bản, cần thiết như tên doanh nghiệp, thông tin liên hệ, logo đại diện. Bố cục nội dung cần cân bằng, vị trí tối ưu nhất để in logo và thông tin công ty là ở góc trên bên trái hoặc chính giữa.
Giữa các phần thông tin nên có các khoảng trắng thích hợp để tránh làm cho nội dung bị bí bách, gây khó chịu khi đọc.
Màu sắc và phông chữ
Màu sắc sử dụng để in letterhead nên dùng tone màu chủ đạo của thương hiệu để tạo sự đồng nhất cho bộ nhận diện.
Về phông chữ, nên ưu tiên các font đơn giản, dễ đọc. Thông tin cần được phân cấp rõ ràng, logo và tên công ty cần nổi bật nhất, sau đó đến các thông tin liên hệ. Việc này giúp người xem nắm bắt thông tin nhanh chóng ngay cả khi chỉ đọc lướt qua vài giây.
Sử dụng Watermark (logo chìm)
Watermark là hình ảnh logo hoặc một ký hiệu được làm mờ và đặt chìm bên dưới nội dung văn bản. Những mẫu watermark này không chỉ góp phần làm tăng tính thẩm mỹ cho mẫu giấy tiêu đề, giúp củng cố nhận diện thương hiệu một cách tinh tế mà còn có vai trò quan trọng trong việc chống làm giả tài liệu.
Đối với những văn bản quan trọng như hợp đồng hay giấy chứng nhận, có watermark sẽ tạo cảm giác an toàn và trang trọng cho văn bản.
Ứng dụng của letterhead
Letterhead được ứng dụng vô cùng đa dạng trong hoạt động của một doanh nghiệp. Một vài ứng dụng cụ thể nhất như:
- Dùng để viết thư ngỏ, thư cảm ơn khách hàng
- Dùng để in bảng báo giá sản phẩm, dịch vụ để gửi cho khách
- In ấn hợp đồng
- Dùng để in thông báo, công văn
- Dùng in hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực
- In ấn các loại giấy chứng nhận, thư bổ nhiệm,…
Lời kết
Bạn đọc vừa tham khảo qua thông tin chi tiết giải đáp letterhead là gì, công dụng của letterhead đối với doanh nghiệp, các nguyên tắc cần chú ý khi thiết kế và các ứng dụng thực tiễn của letterhead. Mong rằng những chia sẻ chi tiết trên đây của In Sắc Màu sẽ có ích với bạn đọc.
